Was Vorsteuer und Vorsteuerabzug ist
Wenn du als Unternehmer etwas einkaufst – ein Werkzeug, einen Laptop, einen Tank Diesel – steht auf der Rechnung der Nettopreis plus Umsatzsteuer (in Deutschland meist 19 Prozent, ermäßigt 7 Prozent). Diese auf der Eingangsrechnung enthaltene Umsatzsteuer heißt aus deiner Sicht Vorsteuer.
Der Vorsteuerabzug bedeutet: Du bekommst diese gezahlte Vorsteuer vom Finanzamt zurück, indem du sie mit der Umsatzsteuer verrechnest, die du selbst von deinen Kunden einnimmst.
Beispiel-Monat:
- Du nimmst von deinen Kunden insgesamt 1.900 Euro Umsatzsteuer ein.
- Du zahlst auf eigene Einkäufe insgesamt 800 Euro Vorsteuer.
- An das Finanzamt überweist du nur die Differenz: 1.900 - 800 = 1.100 Euro.
Der Vorsteuerabzug wirkt also wie eine direkte Erstattung der Steuer auf deine eigenen Ausgaben.
Wer ziehen kann (und wer nicht)
Vorsteuerabzug nutzen können: Alle regelbesteuerten Unternehmer (Gewerbetreibende und Freiberufler), die 19 oder 7 Prozent Umsatzsteuer auf ihre Rechnungen ausweisen.
Vorsteuerabzug nicht nutzen können:
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG (du weist keine USt aus, also kannst du auch keine zurückholen)
- Privatpersonen
- Unternehmer mit ausschließlich umsatzsteuerfreien Tätigkeiten (z. B. Versicherungsmakler, Heilpraktiker, manche medizinische Berufe)
Voraussetzungen für den Abzug
Damit der Vorsteuerabzug greift, müssen drei Dinge erfüllt sein:
1. Ordnungsgemäße Rechnung. Die Eingangsrechnung muss alle Pflichtangaben enthalten:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
- Name und Anschrift von dir als Empfänger
- Steuernummer oder USt-IdNr. des Lieferanten
- Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
- Liefer- oder Leistungsdatum
- Konkrete Leistungs- oder Produktbeschreibung
- Nettobetrag, Steuersatz, Umsatzsteuerbetrag, Bruttobetrag
Fehlt eine Pflichtangabe, kann das Finanzamt den Abzug verweigern. Lass dir bei jeder Bestellung eine korrekte Rechnung geben. Kassenbons mit Beträgen über 250 Euro reichen oft nicht aus.
2. Tatsächliche Lieferung oder Leistung. Eine Rechnung über etwas, das du nie bekommen hast, ist nicht abzugsfähig (logisch).
3. Verwendung im Unternehmen. Das Eingekaufte muss für unternehmerische Zwecke verwendet werden – mindestens zu 10 Prozent. Bei gemischter Nutzung (privat + geschäftlich) wird der Abzug anteilig gewährt.
Was du absetzen kannst
Praktisch alles, was du für dein Geschäft kaufst – sofern es betrieblich genutzt wird:
- Werkzeuge, Maschinen, Geräte (Bohrmaschine, Kaffeemaschine im Büro, Reinigungsausrüstung)
- Bürobedarf (Stifte, Papier, Drucker, Toner)
- Computer, Smartphones, Software-Lizenzen
- Fahrzeugkosten (Tank, Reparaturen, Versicherung) bei betrieblicher Nutzung
- Miete für Geschäftsräume (sofern der Vermieter mit USt vermietet)
- Telefon und Internet bei geschäftlicher Nutzung
- Werbung und Marketing (Visitenkarten, Online-Werbung, Flyer)
- Fortbildungen mit Bezug zum Beruf
- Fachliteratur
- Versicherungen (sofern USt-pflichtig – nicht alle sind es)
- Reisekosten für Geschäftsreisen (Hotels, Bahn, Flüge)
- Beratungsleistungen (Steuerberater, Rechtsanwalt, Coach)
Was nicht absetzbar ist
Bewirtungen mit Geschäftspartnern: 70 Prozent abzugsfähig (Vorsteuer und Betriebsausgabe). 30 Prozent gelten als nicht-betrieblich.
Geschenke an Kunden: Vorsteuerabzug nur, wenn das Geschenk pro Empfänger und Jahr unter 50 Euro netto bleibt.
Pkw-Anschaffung mit gemischter Nutzung: Bei privater Mitnutzung wird der Abzug anteilig oder ganz versagt. Komplexe Regelung – im Zweifel Steuerberater.
Privatkäufe: Selbsterklärend – wer den teuren Espressomaker für die heimische Küche kauft, kann nicht abziehen, auch wenn die Rechnung an die Geschäftsanschrift ging.
Schwarzkäufe: Ohne ordnungsgemäße Rechnung kein Vorsteuerabzug. Wer einem Handwerker bar in die Hand zahlt, hat zwar günstig gekauft – aber kein Recht auf die Vorsteuer.
Praxisbeispiele für NEUSTART-Berufe
Hausmeister: Transporter (35.000 € brutto = 5.589 € Vorsteuer), Werkzeug (2.000 € brutto = 319 € Vorsteuer), Arbeitskleidung (500 € brutto = 80 € Vorsteuer), Diesel pro Jahr (3.000 € brutto = 479 € Vorsteuer). Summe: 6.467 Euro Vorsteuerabzug pro Jahr möglich.
Fotograf: Kameraausrüstung (5.000 € brutto = 798 € Vorsteuer), Studiomiete (200 € pro Monat = 38 € Vorsteuer monatlich), Software-Abos (100 € pro Monat = 19 € Vorsteuer monatlich). Im Jahr summiert sich das auf rund 1.500 Euro.
Personal Trainer: Ausrüstung (1.000 € = 160 € Vorsteuer), Studiomiete pro Stunde (kombiniert mit eigener Trainingsfläche), Fortbildungen (oft mit USt). Summe deutlich kleiner, aber lohnt sich.
Online-Händler: Wareneinkauf, Versandkosten, Plattformgebühren, Marketingkosten – Vorsteuer summiert sich oft auf 5.000 bis 20.000 Euro pro Jahr.
Häufige Fehler
Fehler 1: Rechnungspflichtangaben ignorieren. Eine Rechnung ohne USt-IdNr. ist nicht vorsteuerabzugsfähig. Klingt akademisch, hat in einer Betriebsprüfung aber konkrete Folgen.
Fehler 2: Belege verlieren. Ohne Beleg keine Vorsteuer. Belege 10 Jahre aufbewahren (gesetzliche Pflicht). Digitalisieren spart Platz und Sucherei.
Fehler 3: Vermischung privat-geschäftlich. Wer privat und geschäftlich vom selben Konto bezahlt, gerät in Beweisnot. Trennung der Konten löst das.
Fehler 4: Zu spät gezogen. Vorsteuer muss in der USt-Voranmeldung des Monats gezogen werden, in dem die Rechnung ausgestellt wurde – nicht später.
Fehler 5: Sich auf Quittungen verlassen. Eine Quittung ist keine Rechnung. Bei Beträgen über 250 Euro brutto reicht eine Quittung nicht – du brauchst eine vollständige Rechnung.
Verhältnis zur Kleinunternehmerregelung
Hier liegt der wichtigste strategische Punkt: Kleinunternehmer ziehen keine Vorsteuer. Wer mit Kleinunternehmerregelung startet und größere Investitionen plant, verschenkt Geld.
Beispiel: Ein Hausmeister-Quereinsteiger plant für sein erstes Jahr einen Transporter für 30.000 Euro brutto plus Werkzeug für 3.000 Euro brutto.
- Als Kleinunternehmer: Vorsteuer 5.270 Euro verschenkt.
- Als Regelbesteuerer: 5.270 Euro werden vom Finanzamt erstattet.
Wer mit nennenswerten Investitionen rechnet, sollte die Kleinunternehmerregelung gut prüfen – oder freiwillig auf sie verzichten und Regelbesteuerung wählen. Diese Entscheidung bindet allerdings für 5 Jahre.
Mehr dazu im Artikel Kleinunternehmerregelung: Wann sie sich lohnt – und wann nicht.
Was du heute tun solltest
- Sammle alle Belege deiner laufenden Eingangsrechnungen geordnet.
- Prüfe an mindestens drei Belegen, ob alle Pflichtangaben drauf sind.
- Wenn du Kleinunternehmer bist und größere Investitionen planst: Rechne durch, ob ein Wechsel zur Regelbesteuerung sinnvoll wäre.
- Trenne dein Geschäftskonto vom Privatkonto, falls noch nicht geschehen.
Der Vorsteuerabzug ist eines der wichtigsten Werkzeuge in der Selbstständigkeit. Wer ihn versteht und konsequent nutzt, finanziert sich seine Investitionen quasi selbst – aus Geld, das beim Finanzamt sonst hängen bleibt.