Warum die Unterscheidung wichtig ist

Wenn du dir einen Laptop für 1.500 Euro kaufst, darfst du nicht einfach den ganzen Betrag im Kaufjahr von der Steuer absetzen. Stattdessen wird der Laptop „abgeschrieben" – er gilt steuerlich als Anlagevermögen mit mehrjähriger Nutzung. Du setzt jedes Jahr nur einen Teil ab.

Das ist nicht Schikane, sondern Logik: Der Laptop ist nicht nach 12 Monaten weg, er wird dir 3–5 Jahre dienen. Also wird der Aufwand auch über diese 3–5 Jahre verteilt.

Anders bei kleinen Anschaffungen: ein Aktenordner für 8 Euro, eine Maus für 25 Euro, ein Bohrer für 45 Euro – die werden sofort und voll abgesetzt. Wo die Grenze liegt, regelt die GWG-Vorschrift.

Die GWG-Grenze: das Werkzeug

GWG steht für „geringwertige Wirtschaftsgüter". Die Grenze ist klar geregelt (Stand 2026):

Achtung: die Grenze gilt pro Gegenstand, nicht pro Rechnung. Wer am gleichen Tag drei Stühle à 250 Euro kauft, hat drei GWGs (à 250 Euro), nicht einen Posten von 750 Euro.

Außerdem: nur selbständig nutzbare Gegenstände sind GWGs. Ein Drucker (350 Euro) ist allein nutzbar, also GWG. Ein Toner zum Drucker für 80 Euro ist auch allein nutzbar (anderer Drucker) → GWG. Aber: ein Schraubenset für 90 Euro, das nur als Set Sinn macht, kann als ein Wirtschaftsgut gelten.

Wann abgeschrieben wird

Anschaffungen über 1.000 Euro netto werden über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abgeschrieben. Die Tabelle dafür ist die AfA-Tabelle des Bundesfinanzministeriums. Wichtige Werte für NEUSTART-Berufe:

Beispiel: Laptop für 1.500 Euro netto, 3 Jahre Nutzungsdauer → jährliche Abschreibung 500 Euro. Das setzt du 3 Jahre lang in deiner EÜR ab, nicht einmalig.

Im Jahr der Anschaffung wird zeitanteilig abgeschrieben: Kauf im Juli = halbes Jahr → 250 Euro AfA im Anschaffungsjahr, dann 500/500/250 in den Folgejahren.

Die Inventarliste

Eine Inventarliste ist die zentrale Übersicht über dein Anlagevermögen. Sie ist nicht direkt gesetzlich vorgeschrieben für EÜR-Pflichtige, aber faktisch unentbehrlich – das Finanzamt fragt im Zweifel nach.

Was reingehört:

Excel-Tabelle reicht – manche Buchhaltungssoftware (lexoffice, sevDesk) hat die Funktion eingebaut. Update einmal im Jahr beim Jahresabschluss.

Realität: Eine ordentliche Inventarliste erspart bei einer Betriebsprüfung Tage an Arbeit. Wer keine hat, muss aus Belegen und Buchungen rekonstruieren – ein Albtraum. Aufwand für die Pflege: 30 Minuten im Jahr.

Häufige Fehler

Fehler 1: GWG-Grenze brutto statt netto. Die 800-Euro-Grenze gilt netto – also ohne Umsatzsteuer. Ein Gegenstand für 950 Euro brutto (= 798 Euro netto bei 19% USt) ist GWG. Wer hier bei 800 Euro brutto rechnet, verschenkt Sofortabzug.

Fehler 2: Privat genutztes mitabgeschrieben. Wer einen Laptop zu 70 Prozent geschäftlich und 30 Prozent privat nutzt, darf nur 70 Prozent abschreiben. Volle Abschreibung wäre Steuerverkürzung.

Fehler 3: Inventarliste nicht aktualisiert. Wer Anschaffungen über Monate sammelt und im Dezember alle gleichzeitig einträgt, vergisst Hälfte. Lieber zeitnah – am besten direkt beim Kauf in die Liste eintragen.

Fehler 4: Reparatur als Anlagevermögen. Wer den kaputten Drucker zur Reparatur bringt (200 Euro Rechnung), setzt das als Betriebsausgabe ab – nicht als neues Anlagevermögen. Reparatur erhält bestehende Werte; das ist sofort absetzbar.

Was du heute tun solltest

  1. Inventarliste anlegen, falls noch nicht da. Excel mit den 8 Spalten oben reicht.
  2. Alle Anschaffungen über 800 Euro netto der letzten 3 Jahre nachtragen.
  3. Bei jeder neuen Anschaffung: GWG oder Anlagevermögen? GWG → sofort absetzen, Anlagevermögen → in Liste eintragen, abschreiben.
  4. Jährlich beim Jahresabschluss die Liste durchgehen, Abschreibungen aktualisieren.

Inventar und Anlagevermögen klingt nach Buchhaltungs-Bürokratie, ist aber in der Praxis 30 Minuten Aufwand pro Jahr. Wer es ordentlich macht, hat saubere Zahlen, weniger Stress mit dem Finanzamt – und ein klares Bild davon, was sein Geschäft wirklich an Substanz hat.