Zum Mitnehmen: Alle acht Schritte zum Abhaken gibt es als Gründungs-Checkliste (PDF) – ausdrucken, durcharbeiten, fertig.

Schritt 1: Gewerbe oder Freiberuf?

Die erste Frage entscheidet über deinen ganzen weiteren Weg – und die meisten stellen sie sich gar nicht. Es gibt zwei Sorten von Selbstständigen: Gewerbetreibende und Freiberufler. Der Unterschied ist keine Geschmacksfrage, sondern gesetzlich geregelt.

Freiberufler sind die Katalogberufe nach § 18 EStG: Ärzte, Anwälte, Steuerberater, Ingenieure, Architekten, Journalisten, Übersetzer, Künstler und einige beratende oder unterrichtende Tätigkeiten. Wer dazugehört, spart sich die Gewerbeanmeldung komplett und zahlt keine Gewerbesteuer – er meldet sich direkt beim Finanzamt an.

Alles andere ist Gewerbe: Handwerk, Handel, Vermittlung, die meisten Dienstleistungen – also der Großteil der Berufe, um die es in dieser Serie geht: Hausmeister, Reinigung, Nähservice, Handyreparatur, Umzug. Im Zweifel bist du Gewerbe. Und ob du als Freiberufler durchgehst, entscheidet am Ende das Finanzamt, nicht du.

Achtung: Beschreibe deine Tätigkeit im Fragebogen (Schritt 3) möglichst präzise. Eine schlampige Formulierung kann dich in die falsche Schublade befördern – mit Gewerbesteuer, die du eigentlich nicht zahlen müsstest.

Schritt 2: Gewerbe anmelden

Bist du Gewerbe, führt der erste Gang zum Gewerbeamt deiner Stadt oder Gemeinde (je nach Ort heißt es Ordnungs- oder Bürgeramt). Das muss passieren, bevor du den ersten Euro einnimmst – und zwar auch beim Nebengewerbe. Die Gewerbeordnung macht da keinen Unterschied.

Was du brauchst: deinen Personalausweis, das Formular „Gewerbeanmeldung" (GewA 1) und in manchen Fällen einen zusätzlichen Nachweis – etwa die Eintragung in die Handwerksrolle bei zulassungspflichtigem Handwerk oder ein Führungszeugnis bei bestimmten Tätigkeiten. Die Anmeldung kostet je nach Gemeinde meist zwischen 20 und 60 Euro. Viele Städte bieten das inzwischen online an.

Du bekommst den Gewerbeschein – und ab da läuft die Maschinerie von allein: Das Gewerbeamt informiert Finanzamt, IHK beziehungsweise Handwerkskammer und das Statistische Landesamt automatisch. Diese Stellen musst du nicht einzeln anschreiben.

Schritt 3: Finanzamt – Fragebogen und Steuernummer

Ob Gewerbe oder Freiberuf: Am Finanzamt kommt niemand vorbei. Hier läuft alles über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Seit 2021 geht der nur noch elektronisch über Mein ELSTER – Papier, Fax oder E-Mail akzeptiert das Amt nicht mehr.

Wichtig: Du musst den Fragebogen innerhalb eines Monats nach Aufnahme der Tätigkeit abgeben, und zwar von dir aus – das Amt fordert dich nicht mehr dazu auf (§ 138 AO). Als Gewerbetreibender reichst du ihn nach der Gewerbeanmeldung ein, als Freiberufler ist er deine Anmeldung.

Tipp: Richte dein ELSTER-Konto früh ein. Die Freischaltung läuft per Post und dauert rund zwei Wochen – wer das auf den letzten Drücker macht, reißt die Monatsfrist. Die Rechner helfen dir, vorab die Zahlen zu schätzen, die der Fragebogen abfragt.

Im Fragebogen schätzt du deinen voraussichtlichen Umsatz und Gewinn, gibst deine Bankverbindung an und triffst eine Entscheidung, die dich Jahre begleitet – siehe Schritt 4. Nach Prüfung schickt dir das Finanzamt deine Steuernummer. Erst damit darfst du Rechnungen schreiben.

Schritt 4: Kleinunternehmer oder Regelbesteuerung?

Das ist die wichtigste Frühentscheidung im ganzen Prozess. Im Fragebogen wirst du gefragt, ob du die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzen willst.

Kleinunternehmer darfst du sein, wenn dein Umsatz im Vorjahr unter 25.000 Euro lag und im laufenden Jahr voraussichtlich unter 100.000 Euro bleibt (Stand 2025, vorher 22.000 / 50.000). Wer 2025 oder später gründet, startet ohnehin standardmäßig als Kleinunternehmer.

Was das praktisch heißt:

  • Du weist auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer aus – ein Pflichthinweis „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet" genügt.
  • Du sparst dir die monatliche Umsatzsteuer-Voranmeldung. Weniger Bürokratie.
  • Im Gegenzug bekommst du keine Vorsteuer zurück – die Umsatzsteuer auf deine Einkäufe ist für dich verlorenes Geld.

Die Faustregel aus der Praxis: Wer an Privatkunden verkauft und wenig einkauft (Dienstleistung, eigene Arbeitskraft), fährt mit der Kleinunternehmerregelung meist besser – die Preise wirken günstiger, der Aufwand ist kleiner. Wer hohe Anfangsinvestitionen hat (Maschinen, Fahrzeug, Ausstattung) oder vor allem an Geschäftskunden verkauft, sollte die Regelbesteuerung durchrechnen – dann holt er sich die Vorsteuer zurück. Der Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung bindet dich allerdings fünf Jahre.

Rechnen statt raten: Der Kleinunternehmer-Rechner zeigt dir für deinen Fall, welche Variante günstiger ist. Und leg von Anfang an Steuern zurück – wieviel, sagt dir der Steuerrücklage-Rechner.

Schritt 5: Kranken- und Sozialversicherung

Der Punkt, den die meisten unterschätzen – und der am meisten kostet. Als Selbstständiger fällst du aus der automatischen Absicherung des Angestelltendaseins heraus. Um deine Krankenversicherung musst du dich jetzt selbst kümmern.

Du hast die Wahl zwischen freiwillig gesetzlich (GKV) und privat (PKV). Die gesetzliche berechnet ihren Beitrag nach deinem Einkommen, mit einem Mindestbeitrag, den auch der zahlt, der noch nichts verdient – rechne grob mit gut 200 Euro im Monat als Untergrenze. Die private ist anfangs oft billiger, im Alter teurer, und der Weg zurück ist schwer. Diese Entscheidung trifft man nicht nebenbei.

Melde dich bei deiner Krankenkasse, sobald die Selbstständigkeit beginnt. Die gesetzliche Rentenversicherung ist für die meisten Selbstständigen freiwillig – aber für einige Berufe (zum Beispiel bestimmte Handwerker, Lehrende, Pflegekräfte) ist sie Pflicht. Prüfe deinen Fall.

Mehr dazu: Welche Kasse, welcher Beitrag, gesetzlich oder privat – ein Thema für sich. Die Artikel zur Krankenversicherung gehen ins Detail.

Schritt 6: Berufsgenossenschaft, IHK und Kammern

Drei Stellen wollen etwas von dir:

  • Berufsgenossenschaft (gesetzliche Unfallversicherung): Hier musst du dich aktiv anmelden, in der Regel innerhalb einer Woche nach Start. Für viele Solo-Selbstständige ist der Beitrag gering oder die Mitgliedschaft beitragsfrei – die Anmeldung selbst ist trotzdem Pflicht.
  • IHK oder Handwerkskammer: Als Gewerbetreibender wirst du automatisch Pflichtmitglied, das Gewerbeamt meldet dich. Es gibt einen Jahresbeitrag, von dem kleine Gewerbe in den ersten Jahren aber oft befreit sind, solange der Gewinn unter einer Grenze bleibt.
  • Handwerksrolle: Bei zulassungspflichtigem Handwerk (Anlage A) brauchst du den Meister oder eine Ausnahmegenehmigung und den Eintrag in die Handwerksrolle. Bei zulassungsfreiem Handwerk reicht die Anzeige.

Klingt nach viel. In der Praxis kommt das meiste von allein auf dich zu, weil das Gewerbeamt die Stellen informiert. Du musst nur reagieren, wenn Post kommt – und die Berufsgenossenschaft aktiv anschreiben.

Schritt 7: Konto, Rechnungen, Buchhaltung

Jetzt das operative Minimum, damit Geld sauber rein- und rausläuft.

Konto: Als Einzelunternehmer bist du nicht gesetzlich verpflichtet, ein Geschäftskonto zu führen – aber trenne Privates und Geschäftliches trotzdem. Ein zweites Konto reicht; es muss kein teures Geschäftskonto sein, auch wenn die Banken das gern hätten. Die Trennung spart dir später Stunden.

Rechnungen: Eine Rechnung braucht bestimmte Pflichtangaben – deinen Namen und deine Anschrift, die des Kunden, Steuernummer, Datum, eine fortlaufende Nummer, Leistung und Betrag. Als Kleinunternehmer kommt der § 19-Hinweis dazu, dafür keine Umsatzsteuer.

Buchhaltung: Für fast alle Gründer reicht die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) – kein Soll und Haben, kein Bilanzieren, sondern schlicht Einnahmen minus Ausgaben, einmal im Jahr als Anlage EÜR zur Steuererklärung. Eine einfache Buchhaltungssoftware oder eine saubere Tabelle genügt am Anfang.

Mehr dazu: Die Wissensartikel zur Buchhaltung erklären EÜR, Belege und die Umsatzsteuer-Voranmeldung Schritt für Schritt.

Schritt 8: Versicherungen und Förderung

Zwei letzte Dinge, bevor du loslegst.

Versicherungen: Die wichtigste ist meist die Betriebshaftpflicht – sie deckt Schäden, die du bei der Arbeit beim Kunden anrichtest. Für einige Berufe ist eine Berufshaftpflicht vorgeschrieben. Eine Berufsunfähigkeitsversicherung ist sinnvoll, aber kein Startthema. Ignoriere das Verkäufergerede um zehn weitere Policen – am Anfang zählt die Haftpflicht.

Förderung: Wer aus der Arbeitslosigkeit gründet, hat oft Anspruch auf den Gründungszuschuss (aus ALG I) oder das Einstiegsgeld (aus dem Bürgergeld). Das ist echtes Geld für den Start – aber an Fristen und einen Businessplan gebunden. Wer den Antrag verschläft, verschenkt es.

Konkret: Welche Förderung dir zusteht und wie du sie bekommst, steht auf der Förderseite. Den Gründungszuschuss beantragst du, bevor du dich arbeitslos abmeldest – danach ist er weg.

Die Reihenfolge auf einen Blick

Wenn du nur eine Sache aus diesem Text mitnimmst, dann die richtige Reihenfolge. So baut es aufeinander auf:

  1. Klären: Gewerbe oder Freiberuf?
  2. Gewerbe beim Gewerbeamt anmelden (entfällt bei Freiberuf)
  3. Fragebogen zur steuerlichen Erfassung über ELSTER – binnen eines Monats
  4. Kleinunternehmer oder Regelbesteuerung entscheiden
  5. Krankenversicherung klären und melden
  6. Auf Post von Berufsgenossenschaft und Kammer reagieren
  7. Konto trennen, Rechnungsvorlage und Buchhaltung aufsetzen
  8. Haftpflicht abschließen, Förderung beantragen

Das ist das berufsunabhängige Grundgerüst. Was an deinem konkreten Beruf hängt – wie du kalkulierst, wo du die ersten Kunden findest, was die typischen Fehler genau in deinem Geschäft sind – steht im jeweiligen Band der NEUSTART-Serie. Der Behördenkram ist für alle gleich. Der Weg zum ersten Auftrag ist es nicht.

Hinweis: Dieser Leitfaden gibt einen praxisnahen Überblick, keine Rechts- oder Steuerberatung. Im Einzelfall – besondere Erlaubnispflichten, knifflige Einordnung zwischen Gewerbe und Freiberuf – fragst du das Amt oder einen Steuerberater.