Das Kollegen-Netzwerk: Konkurrenz als Versicherung
Die wirksamste Vertretungslösung für Solo-Betriebe ist die Gegenseitigkeits-Abrede mit ein, zwei Kollegen desselben Gewerks: Fällt einer aus, übernimmt der andere die dringenden Aufträge – offen kommuniziert, zum normalen Preis, und im Gegenzug gilt dasselbe andersherum. Das klingt nach Naivität gegenüber der Konkurrenz, funktioniert in der Praxis aber seit Jahrzehnten: Kein seriöser Kollege wildert im Kundenstamm eines Kranken, weil er weiß, dass er der Nächste sein kann.
Solche Abreden entstehen nicht im Notfall, sondern vorher – beim Stammtisch, in der Innung, in der Online-Gruppe des Gewerks. Zwei, drei belastbare Kollegenkontakte mit Handynummer sind die billigste Betriebsausfallversicherung, die es gibt. Aufbauzeit: ein paar Gespräche. Beitrag: Gegenseitigkeit.
Der Notfallordner: Damit jemand übernehmen kann
Wenn du im Krankenhaus liegst, muss jemand anders handlungsfähig sein – Partner, Familienmitglied, der Vertretungskollege. Dafür braucht es einen Notfallordner (Papier oder verschlüsselt digital, Hauptsache auffindbar): laufende Aufträge mit Stand und Terminen, Kundenliste mit Kontakten, Zugangsdaten zu Mail, Online-Banking-Hinweis und Geschäftshandy, wichtige Lieferanten, laufende Zahlungsverpflichtungen, Steuerberater- und Versicherungskontakte.
Dazu zwei Vollmachten, die kaum jemand hat und jeder braucht: eine Kontovollmacht für eine Vertrauensperson (sonst kann im Ernstfall niemand die Miete fürs Lager überweisen) und eine Vorsorgevollmacht für den ganz harten Fall. Der Ordner ist nach dem ersten Anlegen in einer Stunde pro Quartal aktuell gehalten – ein Kalendereintrag genügt.
Der Ausfall selbst: schnell und ehrlich kommunizieren
Fällst du aus, ist die Reihenfolge: Erst die Kunden mit laufenden Terminen informieren – kurz, ehrlich, mit Perspektive ("Ich falle voraussichtlich drei Wochen aus; Kollege X übernimmt dringende Fälle, alle anderen Termine verschiebe ich und melde mich"). Kunden verzeihen Krankheit problemlos; was sie nicht verzeihen, ist Funkstille und geplatzte Termine ohne Wort. Eine Abwesenheitsnotiz in Mail und Mailbox-Ansage gehört in die erste Stunde.
Und finanziell: Der Ausfallplan steht nicht allein – er gehört zusammen mit Krankengeld-Absicherung und Liquiditätspuffer (siehe die Beiträge dazu im Wissenszentrum). Vertretung regelt die Kunden, Krankengeld regelt das Einkommen, der Puffer regelt die Lücke dazwischen. Drei Bausteine, ein Nachmittag Arbeit, und der Ernstfall verliert das Existenzbedrohliche.
Was du heute tun solltest
- Sprich diese Woche zwei Kollegen auf eine gegenseitige Vertretungs-Abrede an.
- Lege den Notfallordner an: laufende Aufträge, Kundenliste, Zugänge, Zahlungsverpflichtungen, Schlüsselkontakte.
- Erteile einer Vertrauensperson eine Kontovollmacht für das Geschäftskonto.
- Trag einen Quartalstermin "Notfallordner aktualisieren" in den Kalender ein – 60 Minuten reichen.