Die Fristen: 8 und 10
Die wichtigste Änderung zuerst: Für Buchungsbelege – also Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge – gilt seit 2025 eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren statt vorher zehn. Zehn Jahre bleiben es für Bücher und Aufzeichnungen selbst, Jahresabschlüsse beziehungsweise EÜRs und Inventare. Sechs Jahre gelten für Geschäftsbriefe, die keine Buchungsbelege sind.
Die Frist beginnt jeweils mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstand oder die Erklärung erstellt wurde. Praktisch heißt das: Die Belege von 2026 dürfen frühestens Anfang 2035 in den Schredder.
Was konkret aufzuheben ist
Für den Solo-Dienstleister mit EÜR ist die Liste überschaubar: alle Ausgangsrechnungen, alle Eingangsrechnungen und Quittungen, Kontoauszüge des Geschäftskontos, die EÜRs und Steuererklärungen samt Bescheiden, das Anlagenverzeichnis, Verträge mit steuerlicher Relevanz (Miete, Leasing, Versicherungen) und – falls bar kassiert wird – die Kassenaufzeichnungen.
Nicht aufbewahrungspflichtig, aber aufbewahrungsklug: Auftragsbestätigungen und der Schriftwechsel zu Reklamationen. Die braucht nicht das Finanzamt, sondern du – wenn ein Kunde nach Jahren mit Forderungen kommt.
Digital ist erlaubt – mit Regeln
Papierbelege dürfen gescannt und digital aufbewahrt werden; das Original darf danach grundsätzlich weg (Ausnahmen: notarielle Urkunden, Dokumente mit Originalpflicht). Bedingung ist die GoBD-Konformität: vollständig, unveränderbar, lesbar, auffindbar. Eine ordentliche Buchhaltungs-App mit Belegarchiv erfüllt das; ein loser Bilderordner auf dem Desktop eher nicht.
E-Rechnungen und digital empfangene Belege müssen im Originalformat aufbewahrt werden – die XRechnung als Datei, nicht als Ausdruck. Und denk an die Lesbarkeit über die Jahre: Thermopapier-Bons verblassen; die gehören zeitnah gescannt, sonst hütest du acht Jahre lang weiße Zettel.
Das Ein-Karton-System
Pro Jahr ein Behältnis – Karton, Ordner oder digitaler Jahresordner – beschriftet mit Jahr und frühestem Vernichtungsdatum („2026 – weg ab 1/2035"). Am Jahresende kommt der Deckel drauf, einmal im Januar fliegt der älteste abgelaufene Jahrgang raus. Mehr Verwaltung braucht es nicht.
Der Ernstfall, für den das alles existiert: die Betriebsprüfung. Dort gilt – was du nicht vorlegen kannst, wird geschätzt, und geschätzt wird nie zu deinen Gunsten. Acht Jahre Kartons sind die billigste Versicherung gegen diese Schätzung.
Was du heute tun solltest
- Pro Jahr einen Beleg-Karton oder digitalen Jahresordner anlegen, mit Vernichtungsdatum beschriftet.
- Thermo-Bons sofort scannen oder fotografieren – sie verblassen.
- Digitale Belege und E-Rechnungen im Originalformat sichern, mit Backup.
- Steuerbescheide und EÜRs in einen separaten Zehn-Jahres-Ordner.
- Jeden Januar: ältesten abgelaufenen Jahrgang vernichten – mehr Pflege braucht es nicht.