Kassenbuch: Pflicht oder nicht

Die beruhigende Nachricht: Als EÜR-Rechner bist du nicht zur Führung eines förmlichen Kassenbuchs verpflichtet – das trifft Bilanzierer. Aufzeichnen musst du deine Bareinnahmen trotzdem: einzeln, zeitnah, nachvollziehbar. Der Unterschied ist die Form, nicht die Ehrlichkeit.

Praktisch heißt das: Für jede Bareinnahme ein Beleg – Quittungsdurchschlag, Rechnungskopie mit Vermerk „bar erhalten" – und eine fortlaufende Erfassung in der Buchhaltung. Wer eine elektronische Kasse nutzt, unterliegt deren strengen Regeln (TSE); für den mobilen Dienstleister mit Quittungsblock gilt das nicht.

So bleiben Barumsätze sauber

Die goldene Routine: Bareinnahme → sofort Quittung mit Datum, Leistung, Betrag (Durchschlag behalten) → zeitnah in die Buchhaltung → Bargeld regelmäßig aufs Geschäftskonto einzahlen, mit Verwendungszweck. Die Einzahlung schafft die Brücke zwischen Quittungsblock und Kontoauszug – genau die Spur, die ein Prüfer sehen will.

Was gar nicht geht: Bareinnahmen „später mal" notieren, private und betriebliche Scheine im selben Portemonnaie vermischen, runde Monatssummen ohne Einzelbelege. Lücken und Rundungen sind die Einladung zur Hinzuschätzung.

Warum Schätzung das eigentliche Risiko ist

Findet der Prüfer Ungereimtheiten bei Bargeld – Einnahmen passen nicht zu Einzahlungen, der Lebensstil nicht zum erklärten Gewinn –, darf er hinzuschätzen. Dann zählt nicht mehr, was du verdient hast, sondern was er für plausibel hält: Sicherheitszuschläge von zehn Prozent und mehr auf Jahre rückwirkend, plus Zinsen.

Die Verteidigung dagegen ist banal: ein geschlossener Belegkreislauf. Jeder Schein, der reinkommt, hat eine Quittung; jeder Schein, der aufs Konto geht, hat einen Einzahlungsbeleg. Wer das durchhält, hat von Bargeld-Prüfungen wenig zu befürchten.

Sonderfälle: Trinkgeld und Flohmarkt

Trinkgeld an dich als Unternehmer ist – anders als beim Angestellten – steuerpflichtige Betriebseinnahme. Klein, aber erfassen. Wer regelmäßig auf Märkten verkauft, bewegt sich Richtung offener Ladenkasse: Dann gehört ein täglicher Kassenbericht dazu – Anfangsbestand, Einnahmen, Ausgaben, Endbestand, einmal täglich gezählt und notiert.

Klingt nach Aufwand, ist nach einer Woche Routine: drei Minuten am Abend des Markttags. Und es ist der Unterschied zwischen einem Gewerbe und einem Hobby mit Bargeldproblem.

Was du heute tun solltest

  1. Quittungsblock mit Durchschlag anschaffen – jede Bareinnahme bekommt sofort einen Beleg.
  2. Bargeld wöchentlich aufs Geschäftskonto einzahlen, mit klarem Verwendungszweck.
  3. Trinkgelder als Betriebseinnahme miterfassen.
  4. Bei Markt- und Standverkauf: täglicher Kassenbericht mit Anfangs- und Endbestand.
  5. Nie runde Sammelsummen buchen – Einzelaufzeichnung ist der Schutz vor Schätzung.