Warum dich fremde Fehler treffen
Der Vorsteuerabzug setzt eine ordnungsgemäße Rechnung voraus. Ordnungsgemäß heißt: alle Pflichtangaben des Umsatzsteuergesetzes vorhanden und korrekt. Fehlt etwas – etwa die Steuernummer des Ausstellers oder eine brauchbare Leistungsbeschreibung – ist der Abzug angreifbar, und bei der Betriebsprüfung wird genau danach gesucht. Wie viel Vorsteuer bei dir übers Jahr auf dem Spiel steht, zeigt der Vorsteuer-Rechner.
Die Korrektur ist zwar möglich, aber nur durch den Aussteller – und der ist drei Jahre später vielleicht nicht mehr erreichbar, nicht mehr existent oder schlicht unwillig. Deshalb: prüfen, solange die Rechnung frisch ist.
Die Prüfliste
Bei Rechnungen über 250 € brutto müssen drauf: vollständiger Name und Anschrift von Aussteller und dir, Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers, Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und handelsübliche Bezeichnung der Leistung, Leistungszeitpunkt, Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt, Steuersatz und Steuerbetrag – oder der Hinweis auf eine Steuerbefreiung (etwa Kleinunternehmer).
Die häufigsten Mängel in der Praxis: Leistungsbeschreibung „Dienstleistung lt. Absprache" (zu vage), fehlender Leistungszeitraum, dein Name falsch oder unvollständig. Alles drei reklamierst du sofort und freundlich – seriöse Lieferanten korrigieren ohne Diskussion.
Kleinbetragsrechnungen: die 250-€-Erleichterung
Bis 250 € brutto gilt die Kleinbetragsregel: Da reichen Name und Anschrift des Ausstellers, Datum, Leistungsbezeichnung, Bruttobetrag und Steuersatz – der klassische Kassenbon erfüllt das. Dein eigener Name muss nicht drauf, eine Rechnungsnummer auch nicht.
Aber Achtung an der Tankstelle und im Baumarkt: Sobald der Bon über 250 € liegt, brauchst du eine richtige Rechnung auf deinen Namen. „Rechnung?" an der Kasse zu fragen kostet dreißig Sekunden – sie hinterher zu beschaffen, kostet Nerven.
Die Zwei-Minuten-Routine
Bau die Prüfung in den Erfassungsmoment ein: Beleg fotografieren oder ablegen, dabei der Blitz-Check – mein Name korrekt? Leistung verständlich beschrieben? Steuer ausgewiesen? Über 250 € und alle Angaben da? Bei Mängeln: noch am selben Tag Korrektur anfordern, kurze Mail genügt.
Und der Sonderfall Kleinunternehmer-Lieferant: Seine Rechnung weist korrekt keine Umsatzsteuer aus („gemäß § 19 UStG"). Daraus gibt es nichts zu ziehen – wer aus solchen Rechnungen Vorsteuer ansetzt, baut sich einen Prüfungsfund selbst.
Was du heute tun solltest
- Die Pflichtangaben-Liste einmal ausdrucken oder ins Buchhaltungstool legen.
- Jede Rechnung über 250 € beim Erfassen kurz gegen die Liste prüfen.
- Im Baumarkt und an der Tankstelle ab 250 € immer eine Rechnung auf Firmenname verlangen.
- Mängel sofort reklamieren – nicht erst im Steuerjahr.
- Kleinunternehmer-Rechnungen erkennen: keine USt drauf, keine Vorsteuer ziehen.