Was eine E-Rechnung ist – und was nicht
E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das die automatische Verarbeitung erlaubt – in Deutschland praktisch: XRechnung (reine Datendatei) oder ZUGFeRD (PDF mit eingebetteten Daten, für Menschen lesbar und für Maschinen zugleich).
Die klassische PDF-Rechnung per Mail ist keine E-Rechnung – sie zählt wie Papier zu den „sonstigen Rechnungen". Das ist der Punkt, an dem die meisten Gespräche unter Selbstständigen schiefgehen.
Die Fristen im Überblick
Seit Januar 2025 gilt: Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können – ein E-Mail-Postfach genügt dafür bereits. Für das Versenden im B2B-Geschäft gelten Übergangsfristen: Bis Ende 2026 darfst du weiter Papier und (mit Zustimmung des Empfängers) PDF nutzen. Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz B2B-Rechnungen als E-Rechnung stellen, ab 2028 alle – auch du.
Wichtig: Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen Unternehmen. Rechnungen an Privatkunden sind nicht erfasst – wer nur für Privathaushalte arbeitet, spürt von der Versandpflicht wenig. Kleinunternehmer sind von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen ausgenommen, müssen sie aber empfangen können.
Empfangen: die Pflicht, die schon gilt
Praktisch heißt Empfangspflicht: Wenn dein Lieferant dir eine XRechnung schickt, darfst du sie nicht zurückweisen und Papier verlangen. Du brauchst einen Weg, sie zu lesen und GoBD-konform aufzubewahren – die reine Datendatei muss im Original archiviert werden, ein Ausdruck ersetzt sie nicht.
Die gute Nachricht: Jede aktuelle Buchhaltungssoftware liest XRechnung und ZUGFeRD, zeigt sie lesbar an und archiviert sie korrekt. Wer ein Online-Buchhaltungstool nutzt, hat die Empfangspflicht meist erfüllt, ohne es zu merken.
Was du jetzt konkret tust
Erstens: prüfen, ob deine Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware E-Rechnungen lesen und erzeugen kann – bei den gängigen Tools ja, bei der Word-Vorlage nein. Wer noch mit Word fakturiert, hat hiermit den finalen Anlass zum Umstieg; die Pflicht ab 2027/2028 macht die Vorlage ohnehin obsolet, sobald Geschäftskunden im Spiel sind.
Zweitens: Geschäftskunden im Bestand? Dann frühzeitig auf ZUGFeRD umstellen – der Kunde bekommt weiter eine ansehbare PDF, die Daten stecken mit drin, und du bist fertig, bevor die Frist drückt. Drittens: Archivierungsweg klären – Originaldateien aufbewahren, acht Jahre.
Was du heute tun solltest
- Klären, ob die eigene Rechnungssoftware XRechnung/ZUGFeRD lesen und erzeugen kann.
- Eingehende E-Rechnungen im Original archivieren – nicht nur als Ausdruck.
- Bei B2B-Kunden: rechtzeitig vor 2027/2028 auf ZUGFeRD-Versand umstellen.
- Wer noch mit Word-Vorlagen fakturiert: jetzt auf ein Rechnungstool wechseln.
- Nur Privatkunden? Empfangsweg sicherstellen, Rest entspannt beobachten.