Was eine E-Rechnung ist – und was nicht
E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das die automatische Verarbeitung erlaubt – in Deutschland praktisch: XRechnung (reine Datendatei) oder ZUGFeRD (PDF mit eingebetteten Daten, für Menschen lesbar und für Maschinen zugleich).
Die klassische PDF-Rechnung per Mail ist keine E-Rechnung – sie zählt wie Papier zu den „sonstigen Rechnungen". Das ist der Punkt, an dem die meisten Gespräche unter Selbstständigen schiefgehen.
Die Fristen im Überblick
Seit Januar 2025 gilt: Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können – ein E-Mail-Postfach genügt dafür bereits. Für das Versenden im B2B-Geschäft gelten Übergangsfristen: Bis Ende 2026 darfst du weiter Papier und (mit Zustimmung des Empfängers) PDF nutzen. Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz B2B-Rechnungen als E-Rechnung stellen, ab 2028 alle – auch du.
Wichtig: Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen Unternehmen. Rechnungen an Privatkunden sind nicht erfasst – wer nur für Privathaushalte arbeitet, spürt von der Versandpflicht wenig. Kleinunternehmer sind von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen ausgenommen, müssen sie aber empfangen können.
Empfangen: die Pflicht, die schon gilt
Praktisch heißt Empfangspflicht: Wenn dein Lieferant dir eine XRechnung schickt, darfst du sie nicht zurückweisen und Papier verlangen. Du brauchst einen Weg, sie zu lesen und GoBD-konform aufzubewahren – die reine Datendatei muss im Original archiviert werden, ein Ausdruck ersetzt sie nicht.
Die gute Nachricht: Jede aktuelle Buchhaltungssoftware liest XRechnung und ZUGFeRD, zeigt sie lesbar an und archiviert sie korrekt. Wer ein Online-Buchhaltungstool nutzt, hat die Empfangspflicht meist erfüllt, ohne es zu merken.
Was du jetzt konkret tust
Erstens: prüfen, ob deine Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware E-Rechnungen lesen und erzeugen kann – bei den gängigen Tools ja, bei der Word-Vorlage nein. Wer noch mit Word fakturiert, hat hiermit den finalen Anlass zum Umstieg; die Pflicht ab 2027/2028 macht die Vorlage ohnehin obsolet, sobald Geschäftskunden im Spiel sind.
Zweitens: Geschäftskunden im Bestand? Dann frühzeitig auf ZUGFeRD umstellen – der Kunde bekommt weiter eine ansehbare PDF, die Daten stecken mit drin, und du bist fertig, bevor die Frist drückt. Drittens: Archivierungsweg klären – Originaldateien aufbewahren, acht Jahre.
Was du heute tun solltest
- Klären, ob die eigene Rechnungssoftware XRechnung/ZUGFeRD lesen und erzeugen kann.
- Eingehende E-Rechnungen im Original archivieren – nicht nur als Ausdruck.
- Bei B2B-Kunden: rechtzeitig vor 2027/2028 auf ZUGFeRD-Versand umstellen.
- Wer noch mit Word-Vorlagen fakturiert: jetzt auf ein Rechnungstool wechseln.
- Nur Privatkunden? Empfangsweg sicherstellen, Rest entspannt beobachten.
Häufige Fragen
Ist eine PDF per Mail eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes elektronisches Format, in Deutschland XRechnung oder ZUGFeRD. Die klassische PDF-Rechnung per Mail zählt wie Papier zu den sonstigen Rechnungen.
Ab wann ist die E-Rechnung Pflicht?
Empfangen können müssen Unternehmen E-Rechnungen seit Januar 2025. Beim Versand im B2B-Geschäft gilt die Pflicht ab 2027 für Unternehmen über 800.000 Euro Vorjahresumsatz und ab 2028 für alle. Rechnungen an Privatkunden sind nicht erfasst.
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Nein, Kleinunternehmer sind von der Pflicht zur Ausstellung ausgenommen. Empfangen können müssen sie E-Rechnungen aber trotzdem.
Wie erfülle ich die Empfangspflicht?
Ein E-Mail-Postfach genügt zum Empfang. Jede aktuelle Buchhaltungssoftware liest XRechnung und ZUGFeRD, zeigt sie lesbar an und archiviert sie korrekt. Die reine Datendatei muss im Original aufbewahrt werden, ein Ausdruck ersetzt sie nicht.