Warum dich fremde Fehler treffen
Der Vorsteuerabzug setzt eine ordnungsgemäße Rechnung voraus. Ordnungsgemäß heißt: alle Pflichtangaben des Umsatzsteuergesetzes vorhanden und korrekt. Fehlt etwas – etwa die Steuernummer des Ausstellers oder eine brauchbare Leistungsbeschreibung – ist der Abzug angreifbar, und bei der Betriebsprüfung wird genau danach gesucht. Wie viel Vorsteuer bei dir übers Jahr auf dem Spiel steht, zeigt der Vorsteuer-Rechner.
Die Korrektur ist zwar möglich, aber nur durch den Aussteller – und der ist drei Jahre später vielleicht nicht mehr erreichbar, nicht mehr existent oder schlicht unwillig. Deshalb: prüfen, solange die Rechnung frisch ist.
Die Prüfliste
Bei Rechnungen über 250 € brutto müssen drauf: vollständiger Name und Anschrift von Aussteller und dir, Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers, Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und handelsübliche Bezeichnung der Leistung, Leistungszeitpunkt, Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt, Steuersatz und Steuerbetrag – oder der Hinweis auf eine Steuerbefreiung (etwa Kleinunternehmer).
Die häufigsten Mängel in der Praxis: Leistungsbeschreibung „Dienstleistung lt. Absprache" (zu vage), fehlender Leistungszeitraum, dein Name falsch oder unvollständig. Alles drei reklamierst du sofort und freundlich – seriöse Lieferanten korrigieren ohne Diskussion.
Kleinbetragsrechnungen: die 250-€-Erleichterung
Bis 250 € brutto gilt die Kleinbetragsregel: Da reichen Name und Anschrift des Ausstellers, Datum, Leistungsbezeichnung, Bruttobetrag und Steuersatz – der klassische Kassenbon erfüllt das. Dein eigener Name muss nicht drauf, eine Rechnungsnummer auch nicht.
Aber Achtung an der Tankstelle und im Baumarkt: Sobald der Bon über 250 € liegt, brauchst du eine richtige Rechnung auf deinen Namen. „Rechnung?" an der Kasse zu fragen kostet dreißig Sekunden – sie hinterher zu beschaffen, kostet Nerven.
Die Zwei-Minuten-Routine
Bau die Prüfung in den Erfassungsmoment ein: Beleg fotografieren oder ablegen, dabei der Blitz-Check – mein Name korrekt? Leistung verständlich beschrieben? Steuer ausgewiesen? Über 250 € und alle Angaben da? Bei Mängeln: noch am selben Tag Korrektur anfordern, kurze Mail genügt.
Und der Sonderfall Kleinunternehmer-Lieferant: Seine Rechnung weist korrekt keine Umsatzsteuer aus („gemäß § 19 UStG"). Daraus gibt es nichts zu ziehen – wer aus solchen Rechnungen Vorsteuer ansetzt, baut sich einen Prüfungsfund selbst.
Was du heute tun solltest
- Die Pflichtangaben-Liste einmal ausdrucken oder ins Buchhaltungstool legen.
- Jede Rechnung über 250 € beim Erfassen kurz gegen die Liste prüfen.
- Im Baumarkt und an der Tankstelle ab 250 € immer eine Rechnung auf Firmenname verlangen.
- Mängel sofort reklamieren – nicht erst im Steuerjahr.
- Kleinunternehmer-Rechnungen erkennen: keine USt drauf, keine Vorsteuer ziehen.
Häufige Fragen
Warum muss ich Eingangsrechnungen prüfen?
Fehlt eine Pflichtangabe, streicht das Finanzamt den Vorsteuerabzug bei dir, nicht beim Aussteller. Korrigieren kann nur der Aussteller, der Jahre später vielleicht nicht mehr erreichbar oder willens ist.
Welche Rechnungsmängel kommen am häufigsten vor?
Eine zu vage Leistungsbeschreibung wie "Dienstleistung lt. Absprache", ein fehlender Leistungszeitraum und ein falscher oder unvollständiger eigener Name. Solche Mängel sollte man sofort und freundlich reklamieren.
Was gilt bei Rechnungen bis 250 Euro?
Die Kleinbetragsregel: es genügen Name und Anschrift des Ausstellers, Datum, Leistungsbezeichnung, Bruttobetrag und Steuersatz. Der eigene Name und eine fortlaufende Rechnungsnummer dürfen entfallen, der klassische Kassenbon reicht.
Was muss ich an der Tankstelle oder im Baumarkt beachten?
Sobald der Bon über 250 Euro brutto liegt, braucht es eine richtige Rechnung auf den eigenen Namen. Danach gleich an der Kasse zu fragen kostet wenig, sie später zu beschaffen kostet Nerven.