Mahnverfahren:
Zahlende Kunden mit drei Briefen.

Wann der Kunde in Verzug ist

Bevor du mahnst, musst du wissen, ob der Kunde überhaupt in Verzug ist. Drei Regeln:

• Fixe Zahlungsfrist auf der Rechnung: Wenn du „zahlbar bis 14. Februar 2026" geschrieben hast, ist der Kunde am 15. Februar im Verzug. Keine Mahnung nötig, um Verzug auszulösen.
• Keine Frist auf der Rechnung: Es gilt die gesetzliche Frist von 30 Tagen nach Erhalt (oder „nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung"). Am 31. Tag ist der Kunde in Verzug.
• Mahnung als Verzug-Auslöser: Selbst wenn keine Frist da ist, kannst du den Verzug durch eine Mahnung herbeiführen.

Praxis-Tipp: Immer eine konkrete Zahlungsfrist auf der Rechnung angeben. Das macht die Sache eindeutig und erspart den ersten Schritt.

Brief 1: Freundliche Erinnerung

Etwa 5–10 Tage nach Verzugseintritt. Kein „Mahnung", sondern eine freundliche Nachfrage. Per E-Mail reicht völlig.

Beispiel:

Hallo Frau Schmitt, ich wollte mich kurz melden – die Rechnung 2026-073 vom 30.07.2026 ist seit dem 13.08.2026 fällig, ich konnte aber noch keinen Zahlungseingang verzeichnen. Vielleicht ist das in der Hektik untergegangen? Falls die Rechnung nicht angekommen sein sollte, hänge ich sie nochmal an. Beste Grüße, Tomas Kayser

In 60 Prozent der Fälle reicht das. Es war wirklich Vergessenheit oder die Rechnung lag in der Spam-Ablage.

Brief 2: Erste Mahnung

10–14 Tage nach Brief 1, falls keine Reaktion. Jetzt heißt der Brief „Mahnung". Ton ist immer noch sachlich, aber klar.

Inhalt:

• Bezug auf die Rechnung (Nummer, Datum, Betrag)
• Hinweis auf Verzug
• Neue Zahlungsfrist (7–10 Tage)
• Ankündigung von Verzugszinsen (gesetzlich 9 Prozent über Basiszins bei B2B-Geschäft) und Mahngebühren (5 Euro pro Mahnung sind üblich und gerichtsfest)

Versand per E-Mail UND per Post mit Empfangsbeleg. Das schafft eine saubere Beweislage.

In weiteren 20 Prozent der Fälle reagiert der Kunde nach der ersten Mahnung.

Brief 3: Letzte Mahnung

Wieder 7–10 Tage Frist. Jetzt steht im Brief klar drin:

• Diese ist die letzte außergerichtliche Mahnung.
• Bei Nicht-Zahlung wird ein gerichtlicher Mahnbescheid beantragt.
• Weitere Kosten gehen zu Lasten des Kunden.

Diese Mahnung wirkt in 10 weiteren Prozent der Fälle. Wer jetzt noch nicht zahlt, ist entweder zahlungsunfähig oder will einfach nicht – egal warum, du musst zum nächsten Schritt.

Gerichtlicher Mahnbescheid

Wer nach drei Briefen nicht zahlt, kommt zum nächsten Schritt: dem gerichtlichen Mahnbescheid. Online beantragbar unter online-mahnantrag.de (offizielles Portal der Bundesländer).

Vorgehen:

1. Online-Antrag ausfüllen (15–30 Minuten).
2. Gerichtskosten zahlen – richten sich nach der Höhe der Forderung. Bei 1.000 Euro Forderung etwa 36 Euro.
3. Das Gericht stellt dem Schuldner einen Mahnbescheid zu.
4. Der Schuldner hat 2 Wochen Widerspruchsfrist.

Reagiert der Schuldner nicht: nach Ablauf der Frist kannst du einen Vollstreckungsbescheid beantragen. Damit hast du einen vollstreckbaren Titel und kannst den Gerichtsvollzieher beauftragen.

Der Mahnbescheid ist die effizienteste Methode für unbestrittene Forderungen. Kein Anwalt nötig, geringe Kosten, klare Wirkung.

Wann zum Inkasso oder Anwalt

Inkasso-Büros oder Anwälte werden erst dann interessant, wenn:

• Der Schuldner dem Mahnbescheid widerspricht. Dann geht der Fall ins streitige Verfahren – hier brauchst du oft einen Anwalt.
• Der Schuldner zahlt auch nach Vollstreckungsbescheid nicht.
• Die Forderung von Anfang an streitig ist (Kunde behauptet Mängel, will nicht zahlen).

Inkasso-Büros sind selten die beste Wahl: sie kassieren oft 25–35 Prozent der Forderung als Provision, ohne dass die Erfolgsrate höher ist als bei einem Mahnbescheid. Ein Anwalt kostet zwar Geld, aber bei strittigen Forderungen über 1.500 Euro lohnt es sich meistens.

Was du heute tun solltest

1. Offene Forderungen prüfen: Wer ist überfällig? Bei jeder überfälligen Rechnung: heute Brief 1 raus.
2. Auf jeder neuen Rechnung eine konkrete Zahlungsfrist setzen (14 Tage ist üblich).
3. Standard-Vorlagen für Brief 1, 2 und 3 erstellen – einmal sauber, dann immer wieder nutzen.

Mahnen ist kein Streit, sondern ein normaler Teil des Geschäfts. Wer es professionell und früh macht, bekommt sein Geld schneller – und behält die meisten Kunden trotzdem.