Rechnung schreiben:
Was muss rein, was darf weg.

Die acht Pflichtangaben

Eine ordnungsgemäße Rechnung in Deutschland muss laut § 14 UStG diese acht Angaben enthalten:

1. Name und Anschrift des leistenden Unternehmers. Also: dein Name, deine Geschäftsadresse.
2. Name und Anschrift des Leistungsempfängers. Also: Name und Adresse des Kunden. Bei B2B muss die Anschrift exakt mit der Geschäftsregistrierung des Kunden übereinstimmen.
3. Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID. Mindestens eine davon. Wer noch keine USt-ID hat, nutzt die Steuernummer vom Finanzamt.
4. Ausstellungsdatum. Das Datum, an dem du die Rechnung schreibst.
5. Fortlaufende Rechnungsnummer. Eindeutig, lückenlos. Format frei wählbar – z. B. „2026-001", „2026-07-15-01", „R-2026-247". Zentrale Anforderung: keine Lücken, keine Doppelungen.
6. Leistungsbeschreibung und -zeitpunkt. Was wurde geleistet (Menge und Art) und wann (Datum oder Zeitraum). „Beratungsleistung" reicht nicht – „Beratung zur Buchhaltung am 15. Juli 2026, 4 Stunden" ja.
7. Entgelt aufgeschlüsselt nach Steuersätzen. Netto-Beträge, Steuersatz (19 % oder 7 %), und der Betrag der Umsatzsteuer in Euro.
8. Vereinbarte Steuersätze und Steuerbeträge. Bei mehreren Positionen mit unterschiedlichen Steuersätzen sortiert nach Satz.

Fehlt eine dieser acht Angaben, ist die Rechnung formal fehlerhaft. Der Kunde kann (und sollte) sie zurückweisen. Beim Vorsteuerabzug wird der Mangel oft erst Monate später durch eine Betriebsprüfung sichtbar – mit Ärger für beide Seiten.

Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro

Bei Rechnungen bis 250 Euro brutto reichen vereinfachte Angaben (§ 33 UStDV):

• Dein Name und deine Anschrift
• Ausstellungsdatum
• Leistungsbeschreibung
• Bruttobetrag
• Steuersatz (z. B. „enthält 19 % USt") oder Hinweis auf Steuerfreiheit

Was wegfällt: Empfänger-Anschrift, fortlaufende Rechnungsnummer, Aufschlüsselung netto/USt. Damit sind Kassenbons und ähnliche Quittungen automatisch ordnungsgemäße Belege.

Praxis-Hinweis: Bei Geschäftskunden trotzdem immer Vollanschrift und Rechnungsnummer drauftun – auch unter 250 Euro. Das vermeidet Rückfragen und macht die Buchhaltung beim Kunden einfacher.

Sonderfall Kleinunternehmer

Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt, weist keine Umsatzsteuer aus. Stattdessen muss ein Hinweis-Satz auf die Rechnung. Formulierung sinngemäß:

„Gemäß § 19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."

Ohne diesen Hinweis ist die Rechnung formal mangelhaft. Der Kunde könnte annehmen, du habest die USt vergessen, und Nachforderungen stellen. Mit Hinweis ist klar geregelt: keine USt geschuldet, kein Vorsteuerabzug für den Kunden möglich.

Fünf häufige Mythen

Mythos 1: „Eine Rechnung muss ein Logo haben." Falsch. Logo ist Marketing, keine gesetzliche Pflicht.

Mythos 2: „Ich brauche eine Bank- und IBAN-Angabe." Gesetzlich nicht. Praktisch sehr wohl, sonst weiß der Kunde nicht, wohin überweisen. Aber kein USt-Mangel, falls weggelassen.

Mythos 3: „Mein Stempel muss drauf." Falsch. In Deutschland gibt es keine Stempelpflicht – auch nicht bei Privatpersonen.

Mythos 4: „Eine Rechnung muss auf Papier sein." Falsch. PDF per E-Mail ist seit 2011 vollständig anerkannt – sofern sie unverändert beim Empfänger ankommt (Standard-PDF erfüllt das).

Mythos 5: „Ich darf erst nach Bezahlung eine Rechnung schreiben." Falsch. Du musst innerhalb von 6 Monaten nach Leistungserbringung eine Rechnung stellen (§ 14 Abs. 2 UStG), wenn die Leistung an einen Unternehmer ging. Vorher und unabhängig von der Bezahlung.

Muster für Solo-Selbstständige

Eine vollständige, einfache Rechnung sieht so aus:

Tomas Kayser
Beratung für Selbstständige
Beispielstraße 12, 68159 Mannheim
USt-ID: DE123456789

                                  Frau Schmitt GmbH
                                  Frau Anna Schmitt
                                  Hauptstraße 5
                                  69115 Heidelberg

                                  Rechnungs-Nr.: 2026-073
                                  Datum: 30. Juli 2026

Beratungsleistung – Buchhaltungssetup
Leistungszeitraum: 22.–26. Juli 2026

  Position                           Menge   Einzelpreis    Gesamt
  ──────────────────────────────────────────────────────────────────
  Beratung Buchhaltungssetup          8 Std.    120,00 €    960,00 €
  Erstellung Belegablage-Konzept      pauschal              250,00 €
  ──────────────────────────────────────────────────────────────────
                                              Netto       1.210,00 €
                                              19 % USt      229,90 €
                                              ──────────────────────
                                              Gesamt      1.439,90 €

Zahlbar bis 13. August 2026 ohne Abzug auf folgendes Konto:
IBAN: DE12 3456 7890 1234 5678 90, BIC: ABCDDEFFXXX, Sparkasse Mannheim

Das ist die Grundform. Jedes Online-Tool und auch Word/Pages erzeugt aus diesen Bausteinen eine professionell aussehende Rechnung.

Was du tust, wenn du Fehler entdeckst

Wer Tage später merkt, dass auf der Rechnung etwas falsch steht: Rechnung nicht löschen oder einfach neu schreiben. Das durchbricht die fortlaufende Nummerierung. Stattdessen:

• Stornorechnung mit identischer Rechnungsnummer und negativem Betrag erstellen, mit Hinweis „Storno der Rechnung 2026-073 vom 30.07.2026".
• Korrigierte Rechnung mit neuer Rechnungsnummer schicken.
• Kunde informieren, dass die alte Rechnung ungültig ist und die neue an ihre Stelle tritt.

So bleibt die Nummerierung lückenlos, das Finanzamt sieht die Korrektur sauber dokumentiert, und der Kunde hat keinen Grund zum Zweifel.

Was du heute tun solltest

1. Eigene letzte Rechnung herausholen und gegen die acht Pflichtangaben checken.
2. Falls etwas fehlt: Vorlage einmal sauber überarbeiten (15 Minuten Aufwand).
3. Bei Kleinunternehmerschaft: prüfen, ob der § 19-Hinweis drauf ist.
4. Rechnungsnummer-Schema festlegen und durchhalten.

Eine ordentliche Rechnung ist die billigste Form von Professionalität. Sie kostet nichts und erspart dir den späteren Zoff – sowohl mit Kunden als auch mit dem Finanzamt.