Betriebsprüfung

Die Betriebsprüfung, amtlich Außenprüfung, ist eine umfassende Kontrolle deiner steuerlichen Verhältnisse über mehrere Jahre. Bei Kleinstbetrieben liegt die statistische Wahrscheinlichkeit im niedrigen einstelligen Prozentbereich pro Jahrzehnt – ausgeschlossen ist sie nie.

Der Ablauf

Die Prüfungsanordnung kommt schriftlich, in der Regel mit zwei bis vier Wochen Vorlauf. Sie nennt Prüfungszeitraum und Steuerarten. Geprüft wird meist im Betrieb oder beim Steuerberater. Ein anderer Termin lässt sich mit Begründung in der Regel abstimmen.

Was angeschaut wird

Vollständigkeit der Einnahmen, Abgrenzung privat und betrieblich, Bewirtungs- und Reisekosten, Fahrzeugnutzung, Arbeitszimmer, Barzahlungen und die formale Ordnungsmäßigkeit der Buchführung. Bei bargeldintensiven Betrieben steht die Kassenführung im Mittelpunkt.

Der digitale Zugriff

Der Prüfer darf steuerrelevante Daten in maschinell auswertbarer Form verlangen. Buchhaltungsprogramme haben dafür eine GoBD-Exportfunktion. Wer mit Excel arbeitet, sollte wissen, dass eine reine Tabelle die formalen Anforderungen oft nicht erfüllt.

Vorbereitung

Belege chronologisch und vollständig, Bankauszüge lückenlos, Verträge griffbereit, Bewirtungsbelege mit Anlass und Teilnehmern beschriftet. Wer das laufend macht, hat vor einer Prüfung wenig zu tun.

Im Termin

Sachlich bleiben, Fragen beantworten, aber nicht ausschweifen. Was nicht gefragt ist, muss nicht erzählt werden. Bei größeren Beträgen oder unklarer Rechtslage gehört ein Steuerberater dazu.

Aufbewahrung

Zehn Jahre für Bücher, Rechnungen und Buchungsbelege. Digital gespeicherte Belege müssen unveränderbar abgelegt sein.