ELSTER ist das kostenlose Online-Portal der deutschen Finanzverwaltung – darüber meldest du als Selbstständiger deine Steuern ans Finanzamt, ohne ein einziges Blatt Papier. Der Name steht für „Elektronische Steuererklärung". Wer ein Gewerbe anmeldet oder freiberuflich startet, kommt daran nicht vorbei: Umsatzsteuer-Voranmeldung, Einkommensteuererklärung, die Einnahmenüberschussrechnung – das läuft alles verpflichtend elektronisch. Die gute Nachricht: ELSTER kostet nichts. Die weniger gute: Die Einrichtung dauert ein paar Tage, weil ein Teil per Post kommt. Deshalb erledigst du das am besten gleich am Anfang, nicht erst, wenn die erste Frist drückt.
Warum du als Selbstständiger nicht drumherum kommst
Als Arbeitnehmer, Rentner oder Vermieter darfst du deine Steuererklärung theoretisch noch auf Papier abgeben. Als Selbstständiger oder Gewerbetreibender nicht. Für dich ist die elektronische Übermittlung Pflicht – die Umsatzsteuer-Voranmeldungen, die jährliche Einnahmenüberschussrechnung (Anlage EÜR), die Einkommensteuererklärung: alles über ELSTER oder ein Steuerprogramm, das auf ELSTER aufsetzt.
Du hast die Wahl zwischen dem kostenlosen ELSTER selbst und kommerziellen Programmen wie WISO oder Lexware, die im Hintergrund dieselbe Schnittstelle nutzen, dafür bequemer durch die Formulare führen – und Geld kosten. Für den Anfang, und gerade für die simple Umsatzsteuer-Voranmeldung, reicht ELSTER völlig. Was du brauchst, ist das Benutzerkonto. Und das einzurichten ist der eigentliche Aufwand.
Was du vor der Registrierung brauchst
Bevor du loslegst, leg dir drei Dinge bereit – dann läufst du nicht mittendrin gegen eine Wand:
- Deine steuerliche Identifikationsnummer – elf Stellen, steht auf jedem Schreiben deines Finanzamts und auf der Lohnsteuerbescheinigung. Nicht zu verwechseln mit der Steuernummer.
- Eine E-Mail-Adresse, auf die du zuverlässig Zugriff hast.
- Vorlauf: Ein Teil der Zugangsdaten kommt per Post und braucht meiner Erfahrung nach fünf bis zehn Tage. Wer erst kurz vor einer Frist registriert, hat ein Problem.
Privatperson oder Organisation – was du wählst
Gleich am Anfang fragt ELSTER, für wen du das Konto anlegst. Das verunsichert viele Gründer. Die Faustregel:
- Privatperson (Login mit Steuer-Identifikationsnummer): die richtige Wahl für die allermeisten Einzelunternehmer, Freiberufler und Soloselbstständigen. Damit erledigst du Umsatzsteuer, EÜR und Einkommensteuer problemlos.
- Organisation (Login mit Steuernummer): nötig, wenn du Mitarbeiter beschäftigst und Lohnsteuer abwickelst, oder für eine GmbH oder UG. Für den klassischen Einzelstart überflüssig.
Im Zweifel als Einzelkämpfer: Privatperson. Ein Organisationskonto kannst du später immer noch dazunehmen, wenn du wirklich Personal einstellst.
Zertifikatsdatei oder ElsterSecure-App?
Beim Anlegen des Kontos fragt ELSTER, womit du dich künftig einloggen willst. Zwei Wege sind für die meisten relevant:
- Zertifikatsdatei (.pfx): der klassische Weg. Eine Datei auf deinem Rechner plus Passwort. Funktioniert in jedem Browser, gilt drei Jahre und muss dann kostenlos verlängert werden. Du musst die Datei sicher verwahren – verlierst du sie, geht der Postweg von vorn los.
- ElsterSecure (App): der neuere Weg, den ELSTER inzwischen aktiv empfiehlt. Statt einer Datei nutzt du dein Smartphone: Beim Login am PC scannst du einen QR-Code mit der App und bestätigst per Fingerabdruck oder Gesichtserkennung. Keine Datei, kein Ablaufdatum, kein vergessenes Passwort.
Klingt nach klarer Sache für die App – ist es für Selbstständige aber nicht unbedingt. Der entscheidende Haken: ElsterSecure funktioniert bisher nur für den direkten Login bei „Mein ELSTER". Wer seine Umsatzsteuer-Voranmeldung oder die EÜR über ein Steuerprogramm wie WISO oder Lexware abgibt, braucht dafür weiterhin die Zertifikatsdatei – die Drittanbieter-Software unterstützt die App noch nicht.
Meine Empfehlung aus der Praxis: Wenn du absehbar mit einem Steuerprogramm arbeitest, richte zuerst die Zertifikatsdatei ein – damit deckst du alles ab. Die ElsterSecure-App kannst du jederzeit zusätzlich aktivieren (unter „Mein Benutzerkonto"), wenn du den bequemen Handy-Login fürs gelegentliche Reinschauen haben willst. Beide Wege lassen sich parallel nutzen.
Die Registrierung Schritt für Schritt
Der Ablauf zieht sich über zwei Etappen, weil der Postweg dazwischenliegt. Plan ihn nicht an einem Nachmittag ein. Der folgende Weg beschreibt die Einrichtung mit Zertifikatsdatei – die sichere Bank für Selbstständige.
- Ruf elster.de auf und klick auf „Benutzerkonto erstellen".
- Wähl als Login-Methode die Zertifikatsdatei (zur Abwägung Datei gegen App siehe den Abschnitt oben). Sie funktioniert auf jedem PC, ohne Zusatzgeräte, und deckt auch die Steuersoftware ab.
- Wähl den Kontotyp Privatperson und gib deine Steuer-Identifikationsnummer sowie dein Geburtsdatum ein.
- Trag deine E-Mail-Adresse und einen frei wählbaren Benutzernamen ein und schick die Daten ab.
- Du bekommst sofort eine E-Mail mit einem sechsstelligen Verifizierungscode. Gib ihn ein – damit ist deine E-Mail bestätigt. Schau notfalls im Spam-Ordner, Absender ist portal@elster.de.
- Jetzt heißt es warten: ELSTER schickt dir eine Aktivierungs-ID per E-Mail und – getrennt davon, aus Sicherheitsgründen – einen Aktivierungs-Code per Post. Der Brief braucht meist fünf bis zehn Tage.
- Ist der Brief da, ruf die Aktivierungsseite auf und gib Aktivierungs-ID und Aktivierungs-Code ein.
- Nun erstellst du die Zertifikatsdatei: Du vergibst einen Dateinamen und ein Passwort (zwischen 10 und 128 Zeichen). Lade die Datei herunter – sie hat die Endung .pfx und landet meist im Downloads-Ordner.
- Mach einen Test-Login: Zertifikatsdatei auswählen, Passwort eingeben, fertig. Läuft das, ist dein Konto einsatzbereit.
Die Zertifikatsdatei – dein Schlüssel, behandle sie so
Die .pfx-Datei ist dein digitaler Hausschlüssel zum Finanzamt. Ohne sie und das zugehörige Passwort kommst du nicht mehr rein – und beides neu zu beantragen kostet dich wieder Tage Postweg. Deshalb aus der Praxis:
- Speichere die Datei an einem festen Ort, nicht im Downloads-Ordner, wo sie irgendwann beim Aufräumen verschwindet.
- Leg eine Sicherungskopie an einem zweiten Ort ab – externe Platte oder ein Cloud-Speicher, auf den nur du Zugriff hast.
- Merk dir das Passwort sicher. Ohne Passwort ist die Datei wertlos, denn du brauchst beides bei jedem Login.
- Verschick die Datei nicht per E-Mail an dich selbst aufs Handy – das ist genau das Sicherheitsleck, das Phishing ausnutzt.
Was du danach über ELSTER erledigst
Mit dem fertigen Konto läuft ab jetzt dein gesamter Schriftverkehr mit dem Finanzamt digital:
- Die Umsatzsteuer-Voranmeldung – für viele Gründer der monatliche oder vierteljährliche Pflichttermin.
- Die jährliche Einnahmenüberschussrechnung (Anlage EÜR).
- Die Einkommensteuererklärung samt der Anlagen für Selbstständige.
- Den Steuerbescheid digital abrufen und mit deinen eigenen Zahlen abgleichen.
Übrigens läuft auch der allererste Behördenschritt nach der Gewerbeanmeldung – der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung – heute über ELSTER. Wie der Behördenweg insgesamt aussieht, steht im Überblick zu den ersten Schritten.
Die häufigsten Stolperfallen
- Zu spät registriert. Der Klassiker. Der Postweg erwischt jeden, der erst kurz vor der Frist anfängt. Registrier dich, sobald die Gewerbeanmeldung durch ist.
- Passwort der Zertifikatsdatei vergessen. Lässt sich nicht eben „zurücksetzen" wie ein normales Passwort – du musst die ganze Aktivierung mit neuem Postweg durchlaufen.
- Nur auf die App gesetzt, dann scheitert die Steuersoftware. Wer ausschließlich ElsterSecure einrichtet und später mit WISO oder Lexware abgeben will, steht ohne Zertifikat da. Für Selbstständige gehört die Zertifikatsdatei zur Grundausstattung.
- Steuer-ID mit Steuernummer verwechselt. Die elfstellige Identifikationsnummer ist nicht die Steuernummer, die dir das Finanzamt fürs Geschäft zuteilt. Fürs Privatkonto brauchst du die ID.
- Zertifikatsdatei verschlampt. Im Downloads-Ordner vergraben, beim nächsten Rechnerwechsel weg. Gleich an einen festen Ort plus Backup.
Häufige Fragen
Ist ELSTER kostenlos?
Ja. Das ELSTER-Portal der Finanzverwaltung ist für Privatpersonen und Selbstständige kostenlos. Geld kosten nur kommerzielle Steuerprogramme, die auf ELSTER aufsetzen.
Wie lange dauert die ELSTER-Registrierung?
Die Eingabe selbst dauert nur Minuten, aber ein Aktivierungs-Code kommt per Post. Rechne mit fünf bis zehn Tagen, bis dein Konto vollständig nutzbar ist.
Brauche ich als Selbstständiger ein ELSTER-Konto?
Ja. Für Selbstständige und Gewerbetreibende ist die elektronische Übermittlung von Umsatzsteuer-Voranmeldung, Einnahmenüberschussrechnung und Einkommensteuererklärung verpflichtend.
Was ist der Unterschied zwischen Zertifikatsdatei und ElsterSecure?
Die Zertifikatsdatei ist eine .pfx-Datei auf dem Rechner samt Passwort und funktioniert auch mit Steuersoftware wie WISO oder Lexware. ElsterSecure ist eine App, mit der du dich per QR-Code und Fingerabdruck einloggst – bisher aber nur direkt bei Mein ELSTER, nicht über Drittanbieter-Software.
Ist die ELSTER-Zertifikatsdatei sicher?
Die Sicherheit hängt am Passwort. Bewahre die .pfx-Datei an einem festen Ort mit Backup auf und gib sie nie per E-Mail weiter. Das Zertifikat ist drei Jahre gültig und wird kostenlos verlängert.