Aufbewahrungsfristen

Steuerlich relevante Unterlagen müssen aufbewahrt werden, auch nach Betriebsaufgabe. Die Fristen sind gestaffelt.

Zehn Jahre

Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, EÜR, Buchungsbelege, Rechnungen – sowohl ausgehende als auch eingehende. Dazu Kontoauszüge und Kassenberichte.

Sechs Jahre

Empfangene und Kopien abgesandter Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. Angebote, Auftragsbestätigungen, Schriftverkehr.

Der Fristbeginn

Nicht mit dem Datum des Belegs, sondern mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung erfolgt ist oder der Beleg entstanden ist. Ein Beleg von Februar 2026 darf frühestens Anfang 2037 vernichtet werden.

Digital

Eine per E-Mail empfangene Rechnung ist im Original digital aufzubewahren. Ausdrucken genügt nicht. Umgekehrt dürfen Papierbelege ersetzend gescannt und die Originale vernichtet werden, wenn der Prozess dokumentiert ist.

Die Ablage muss unveränderbar, vollständig und maschinell auswertbar sein. Ein Ordner auf dem Laptop ohne Sicherung erfüllt das nicht.

Was länger bleibt

Unterlagen zu Grundstücken, Bauleistungen und langlebigen Wirtschaftsgütern lohnen über die Frist hinaus – ebenso Versicherungsverträge, Arbeitsverträge und Bescheinigungen zu Sozialversicherungszeiten.

Praktisch

Einmal jährlich das älteste Jahr prüfen und vernichten, was frei ist. Sonst wächst das Archiv, bis niemand mehr etwas findet.