GoBD

Die GoBD sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern und Aufzeichnungen in elektronischer Form. Sie gelten für jeden, der steuerrelevante Daten digital verarbeitet – also praktisch für jeden Selbstständigen.

Die Kernforderungen

Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Buchung, Ordnung und Unveränderbarkeit. Der letzte Punkt ist der, an dem die meisten scheitern.

Warum Excel ein Problem ist

Eine Tabelle lässt sich jederzeit rückwirkend ändern, ohne dass es jemand sieht. Damit erfüllt sie die Unveränderbarkeit nicht. Bei einer Betriebsprüfung kann die Buchführung verworfen und der Gewinn geschätzt werden – meist zu deinen Ungunsten.

Wer trotzdem mit Tabellen arbeitet, sollte sie mindestens monatlich als PDF festschreiben und revisionssicher ablegen. Sauberer ist eine Buchhaltungssoftware mit Festschreibung.

Digitale Belege

Eine Rechnung, die per E-Mail als PDF kommt, muss digital aufbewahrt werden. Ausdrucken und wegwerfen genügt nicht – das Original ist die Datei. Umgekehrt dürfen Papierbelege gescannt und die Originale vernichtet werden, wenn der Scanprozess dokumentiert ist.

Zeitgerecht

Bareinnahmen täglich, unbare Vorgänge innerhalb von zehn Tagen – so die Vorgabe. In der Praxis reicht eine geordnete monatliche Erfassung meist aus, solange Belege zeitnah gesammelt und nicht erst am Jahresende sortiert werden.

Die Verfahrensdokumentation

Eine kurze Beschreibung, wie Belege bei dir entstehen, erfasst, abgelegt und archiviert werden. Zwei bis drei Seiten genügen. Sie wird selten verlangt, kostet aber wenig und entkräftet bei einer Prüfung viele Nachfragen im Vorfeld.

Aufbewahrung

Zehn Jahre, digital und maschinell auswertbar. Ein Ordner auf dem Laptop ohne Sicherung erfüllt das nicht.