Rechnung

Eine Rechnung ist mehr als eine Zahlungsaufforderung. Fehlt eine Pflichtangabe, verliert dein Kunde den Vorsteuerabzug – und wird die Rechnung zurückgeben. Das kostet Zeit und im Zweifel den Ruf.

Die Pflichtangaben

Vollständiger Name und Anschrift beider Seiten. Deine Steuernummer oder USt-IdNr. Ausstellungsdatum. Eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer. Menge und Art der Leistung. Zeitpunkt der Leistung. Nettobetrag, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen. Steuersatz und Steuerbetrag. Bei Kleinunternehmern stattdessen der Hinweis auf § 19 UStG.

Die Rechnungsnummer

Sie muss fortlaufend und einmalig sein, Lücken sollten erklärbar bleiben. Ein System aus Jahr und laufender Nummer – 2026-001, 2026-002 – reicht völlig. Mehrere Nummernkreise sind zulässig, solange jeder für sich lückenlos ist.

Der Leistungszeitpunkt

Wird am häufigsten vergessen. Er ist auch dann anzugeben, wenn er mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt – dann genügt der Hinweis, dass Leistungs- und Rechnungsdatum identisch sind.

Die Leistungsbeschreibung

„Dienstleistung" oder „wie besprochen" genügt nicht. Verlangt ist eine Bezeichnung, die eine eindeutige Identifizierung erlaubt: „Hausmeisterleistungen Objekt Musterstraße 12, Mai 2026, 14 Stunden".

E-Rechnung

Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen gilt eine Empfangspflicht für strukturierte elektronische Rechnungen. Für die Ausstellung laufen gestaffelte Übergangsfristen. Wer Geschäftskunden hat, sollte prüfen, ob seine Software das kann.

Der praktische Rat

Zügig fakturieren. Zwischen Leistung und Rechnung sollten keine Wochen liegen – die Zahlungsmoral sinkt mit jedem Tag Abstand.