Reisekosten und Verpflegungsmehraufwand

Reisekosten entstehen bei beruflich veranlasster Tätigkeit außerhalb der ersten Betriebsstätte. Sie sind Betriebsausgaben und teilen sich in Fahrtkosten, Verpflegung, Übernachtung und Nebenkosten.

Fahrtkosten

Bei betrieblichem Fahrzeug sind die tatsächlichen Kosten ohnehin erfasst. Bei privatem Fahrzeug rechnest du 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer ab – für Hin- und Rückfahrt, nicht nur einfach. Bahn, Flug und Taxi nach Beleg.

Verpflegungsmehraufwand

Hier zählt keine Quittung, sondern die Abwesenheitsdauer. Ab mehr als acht Stunden Abwesenheit gibt es eine Tagespauschale, bei ganztägiger Abwesenheit mit Übernachtung einen höheren Satz, für An- und Abreisetage einen mittleren. Die Beträge werden regelmäßig angepasst – die aktuellen Sätze stehen beim Bundesfinanzministerium.

Wichtig: Die Pauschale gibt es nur bei Auswärtstätigkeit, nicht am gewohnten Arbeitsort. Und sie ist auf drei Monate an derselben Einsatzstelle begrenzt.

Die Kürzung

Ist im Hotelpreis ein Frühstück enthalten, wird die Verpflegungspauschale gekürzt. Deshalb sollte die Hotelrechnung Übernachtung und Frühstück getrennt ausweisen.

Übernachtung

Nach Beleg, in tatsächlicher Höhe. Eine Pauschale ist bei Selbstständigen nicht zulässig.

Was aufzuzeichnen ist

Datum, Reiseziel, Anlass, Abfahrts- und Rückkehrzeit, gefahrene Kilometer. Ohne diese Angaben streicht der Prüfer die Pauschalen – die Belege allein genügen nicht.

Der praktische Rat

Ein einfaches Formular oder eine App, in der die Reise direkt nach der Rückkehr erfasst wird. Wer das im Januar für das Vorjahr rekonstruiert, verliert Geld – schlicht weil die Erinnerung nicht reicht.