Eigenbeleg

Kein Beleg, kein Abzug – das ist der Grundsatz. Der Eigenbeleg ist die anerkannte Ausnahme, wenn ein Fremdbeleg objektiv nicht zu beschaffen ist.

Wann er zulässig ist

Bei Trinkgeldern, Parkgebühren am Automaten ohne Quittung, Münzautomaten, kleinen Barauslagen und wenn eine Rechnung nachweislich verloren ging und der Aussteller keine Zweitschrift ausstellt.

Er ist ein Notbehelf, kein Ersatz für schlampiges Sammeln. Wer ihn regelmäßig einsetzt, fällt bei einer Prüfung auf.

Was drauf gehört

Zahlungsempfänger mit Anschrift, Art der Leistung, Datum, Betrag, Grund für den Eigenbeleg und deine Unterschrift. Bei Verlust einer Rechnung zusätzlich der Hinweis darauf, samt Kontoauszug als Zahlungsnachweis.

Die Vorsteuer

Der entscheidende Unterschied: Aus einem Eigenbeleg gibt es keinen Vorsteuerabzug. Die Betriebsausgabe wird anerkannt, die Umsatzsteuer nicht. Bei größeren Beträgen ist das ein spürbarer Verlust.

Die Grenzen

Bei größeren Beträgen wird das Finanzamt skeptisch. Eine Faustregel gibt es nicht, aber Eigenbelege im vierstelligen Bereich werden regelmäßig gestrichen. Bei betragsmäßig relevanten Ausgaben lohnt jeder Aufwand für eine ordentliche Rechnung.

Die bessere Lösung

Kartenzahlung statt bar, wo möglich. Dann existiert immer ein Nachweis. Und Kassenbons noch am selben Tag fotografieren – Thermopapier ist nach zwei Jahren leer.

Digital

Ein Eigenbeleg darf digital erstellt und abgelegt werden, muss dann aber unveränderbar gespeichert sein.